Hölzel-Journal

Wirtschaftskundliches Seminar

WIRTSCHAFTSKUNDLICHES SEMINAR - Folge 36, Teil 1: Betriebliche Organisation

1. Dezember 2016

Von: Wilhelm Malcik

Das WIRTSCHAFTSKUNDLICHE SEMINAR ist eine „Fortsetzungsgeschichte“ zur Vertiefung wirtschaftswissenschaftlicher und wirtschaftspädagogischer Kenntnisse. Jedes neue HÖLZEL-JOURNAL setzt das Seminar in kleinen Einheiten als Download fort und folgt damit in überarbeiteter Form dem Handbuch zur Wirtschaftskunde in vier Bänden, wie es von 1990 bis 2001 bei Ed. Hölzel in mehreren Auflagen erschienen ist.

12.4 Organisation

Scherzhaft sagt man oft: „Organisation ist der Ersatz des Zufalls durch den Irrtum.“
Ganz so schlimm ist es nicht. Man kann sich die Entstehung von „Organisation" so vorstellen, dass Improvisation und im Einzelfall spontan getroffene Entscheidungen durch dauerhafte Regelungen ersetzt werden. Die Regelungen betreffen das „Wer" (welche Stelle im Betrieb ist für eine Entscheidung zuständig; wer hat wem zu berichten oder wen zu informieren) und das „Wie" (welche Belege werden erstellt und nach welchen Regeln ist die Verwaltungsarbeit zu erledigen).

Beispiel: Welcher Beamte in welchem Ministerium ist für die Erledigung eines Ansuchens zuständig, welche Formulare müssen verwendet werden und nach welchen Regeln werden die Entscheidungsgrundlagen (z.B. Notendurchschnitt, Familieneinkommen) berechnet und bewertet?

Organisation bedeutet die systematische und planvolle Zuordnung von Menschen und Betriebsmitteln zu bestimmten Aufgabengebieten, gekennzeichnet durch die Absicherung eines spezifischen Regelungszusammenhanges für die Erreichung betrieblicher Ziele.

Als wichtigste Organisationsgrundsätze werden angesehen:

  • Einheit der Leitung (jeder Mitarbeiter soll nur von einem anderen Weisungen erhalten)
  • eindeutige Rangordnung (wer ist wem unterstellt?)
  • Übereinstimmung von Kompetenz und Verantwortung
  • Terminisierung und regelmäßige Überprüfung aller Anweisungen
  • Beschränkung auf den Ausnahmefall (möglichst viele Entscheidungen sollen als „Standardfall“ ohne Rückfragen getroffen werden können)
  • Beachtung der Bedürfnisse der Mitarbeiter (Mitbestimmungsrechte der Arbeitnehmer menschengerechte Gestaltung von Arbeitsplätzen; Schaffung eines guten Betriebsklimas).

Wenn die Gliederung des Unternehmens im Vordergrund der Betrachtung steht, spricht man von Aufbauorganisation.

Im Rahmen der Aufbauorganisation werden die Beziehungen zwischen den betrieblichen Teilbereichen (z.B. Abteilungen) und Stellen geregelt.

Zuerst stellt man fest, welche Aufgaben im Rahmen eines Arbeitsgebietes überhaupt anfallen. Dann werden diese Aufgaben auf Stellen (Arbeitsplätze) aufgeteilt. Ein wichtiges Hilfsmittel dazu ist die Stellenbeschreibung: Darin werden die Aufgaben, die Verantwortung, die Weisungsbefugnis und die Unterstellung genau festgelegt.

Durch die organisatorische Eingliederung der Stellen entsteht ein System von Unter- und Überordnungen.

1. Liniensystem

Im Einliniensystem ist, wie beim Militär, eine strenge hierarchische Struktur gegeben. Meist jedoch entstehen in der betrieblichen Wirklichkeit Mehrliniensysteme, bei denen ein Mitarbeiter von mehreren Stellen Weisungen erhalten kann, z.B. in kaufmännischer und technischer Hinsicht.

Beispiel: Der Werkmeister erhält einerseits vom Produktionsleiter den Auftrag, bestimmte Veschleiß-teile an den Maschinen wöchentlich zu tauschen, andererseits vom Leiter der Personalverrechnung die Weisung, die Überstunden täglich aufzuzeichnen.

2. Stabliniensystem

Oft erhalten Abteilungen bestimmte Stellen zur Unterstützung beigeordnet, ohne dass diese in das normale Liniensystem integriert wären. In diesem Fall handelt es sich um ein Stabliniensystem.

3. Matrixorganisation

Bei der Matrixorganisation wird einerseits nach Funktionen (Aufgaben) gegliedert, andererseits nach Sparten. In der grafischen Darstellung entsteht ein Gitter, eine so genannte Matrix.

4. Spartenorganisation

Bei der Spartenorganisation wird das Unternehmen in produktorientierte Bereiche (Sparten, Divisionen) geteilt. Jede Sparte wird als Profitcenter bezeichnet und hat eine eigene Leitung: Nur die allgemeinen Bereiche wie Rechnungswesen oder Finanzierung werden zentral geführt. Jeder Bereich hat also einen eigenen Einkauf, eigene Produktion und eigenen Verkauf.

5. Projektorganisation

Die Projektorganisation ist eine Sonderform, die bei zeitlich begrenzten, nicht regelmäßig anfallenden Problemstellungen eingesetzt wird.

Beispiel: Umstellung eines Arbeitsgebietes auf EDV. Hier wird ein Projektteam gebildet, das meist aus Fachleuten der betroffenen Abteilungen und EDV-Experten besteht. Diese Personen bleiben weiterhin ihren „gewohnten” Stellen zugeordnet. Sie werden für eine bestimmte Zeit oder für einen Teil ihrer Arbeitszeit in der Projektgruppe verwendet. Nach Erreichen des Projektziels (nach der Installation des EDV-Programms) kehren sie wieder ganz an ihre ursprünglichen Stellen zurück.

Wenn die Arbeitsabläufe im Vordergrund der Betrachtung stehen, spricht man von Ablauforganisation.

Die Ablauforganisation regelt die Gliederung auf die Inhalte der Arbeitsabläufe sowie den Kommunikationsfluss.

Im Einzelnen geht es um die Gestaltung von Belegen (z.B. eines Produktionsauftrags), um die Regeln für die Weitergabe und Bearbeitung der Belege (z.B. muss der Produktionsauftrag vom kaufmännischen und vom technischen Leiter unterzeichnet und an den Produktionsleiter weitergegeben werden; dieser muss den konkreten Maschineneinsatz planen) und um die Vorgangsweise bei Mitteilungen und Informationen.

Zur Darstellung werden verschiedene grafische Techniken eingesetzt: Balkendiagramme, Netzpläne, Ablaufpläne, Entscheidungstabellen

Die Wirklichkeit im Betrieb hält sich nicht immer an die Theorien der Aufbau- und Ablauforganisation. Häufig bilden sich informelle Organisationsstrukturen:

  1. Auf Grund von besonderen Charaktereigenschaften entstehen „graue Eminenzen” oder „informale Führer”.
    Beispiel: Herr Müller, Leiter der Personalverrechnung, kennt alle Mitarbeiter sehr gut. Sein Rat wird auch in der Einkaufsabteilung in Anspruch genommen.
  2. Auf Grund persönlicher Bekanntschaften entstehen informelle Kommunikationswege.
    Beispiel: Ing. Maier, Leiter der Produktion, und Herr Mader, Gebietsvertreter für Salzburg, gehen zusammen segeln und haben schon viele Kundenprobleme auf kurzem Weg bereinigt.
  3. Bedingt durch komplizierte offizielle Regelungen entstehen informelle, vereinfachte Normen.
    Beispiel: Statt bei einem Maschinenschaden den langwierigen Instanzenweg einzuhalten, ersucht Vorarbeiter Huber den Hauselektriker direkt um die Überprüfung der elektrischen Anlage. Solche informelle Strukturen sollten rechtzeitig erkannt und in die Organisation eingebunden werden, um ihre positiven Effekte zu nützen und die negativen zu vermeiden. Es ist besser, Mängel nicht erst nachträglich festzustellen, sondern bereits während der Produktion aufzuzeigen.

Deshalb kennt die betriebliche Überwachung zwei Aspekte:

  1. Kontrolle ist die ständige Beaufsichtigung betrieblicher Vorgänge, z.B. Qualitätskontrollen beim Einkauf, genaue Zeiterfassung der Arbeitszeiten, Terminkontrollen in der Fertigung, Produktivitätskennzahlen in der Erzeugung, Inventur (mengenmäßige Feststellung und Bewertung) der Lagerbestände.
  2. Prüfung (Revision) ist die nachträgliche Untersuchung von Vorgängen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

    • interne Revision durch eigene Mitarbeiter (z.B. Prüfung der Bankfilialen durchdie Revisoren der Zentrale)
    • externe Revision durch Außenstehende (z.B. Prüfung der Bilanz einer Aktiengesellschaft durch einen Wirtschaftstreuhänder)

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